Klantverhaal Gemeente Weert

Bij de gemeente Weert is, net als in het bedrijfsleven, de hoeveelheid data exponentieel toegenomen. Het effectief gebruiken van deze data om de prestaties te kunnen verbeteren vraagt om een omgeving waaruit de juiste informatie gefilterd kan worden voor analyse en besluitvorming. Net als bij andere gemeenten staat dit onderwerp in Weert met een hoge prioriteit op de agenda. Marco van Dijk, programmamanager Digitale Transitie bij de Gemeente Weert: “Om beter te kunnen sturen op uitvoerings- en beleidsniveau hebben de onderwerpen datakwaliteit, datamanagement en stuurinformatie een belangrijke plek gekregen in ons Masterplan Digitale Transitie 2019-2021.”

De gemeente had nog geen investeringen gedaan op dit vlak, maar zag wel dat elk domein zijn eigen stuurinformatie verzamelde en daar dito systemen voor aanschafte. Marco van Dijk: “Om uiteindelijk een datagedreven organisatie te worden moesten we allereerst onze data centraal op orde krijgen, processen voor gegevensmanagement inregelen en zorgen dat elk vraagstuk over stuurinformatie op eenduidige wijze aangepakt kan worden. Dit waren allemaal aanleidingen om een generieke omgeving voor business intelligence te selecteren en implementeren.”

Omdat FourPoints op dit vlak al goede resultaten had geboekt bij de gemeente Horst aan de Maas, vroeg de gemeente deze organisatie als eerste om advies. Gerrit Versteeg, senior consultant bij FourPoints: “Op basis van de inputdocumenten die we ontvingen ontwikkelden we een solution outline. Dit is een proces van ongeveer zes weken met als output een architectuurschets en advies over de tooling. Bij gemeenten kiezen we graag voor TimeXtender voor het bouwen van een datalake en een datawarehouse, gekoppeld aan Power BI voor rapportages en analyses. Het grote voordeel van TimeXtender is dat veel dataverwerkingsprocessen automatisch verlopen. Daarnaast is de tool zelf-documenterend en is de traceability van de data gewaarborgd. Ook is TimeXtender redelijk eenvoudig zelf te gebruiken door medewerkers, wat vaak ingewikkelder is bij de meer klassieke tools. Dit laatste is een belangrijk uitgangspunt voor onze dienstverlening: we gaan ervan uit dat informatievoorziening een vaardigheid is die gemeenten intern willen ontwikkelen. Dus we willen altijd een oplossing neerzetten die we later met een gerust hart kunnen overdragen aan de gemeente zelf.”

Na een goedkeuringsperiode koos de gemeente Weert voor het uitrollen van de architectuurschets op basis van TimeXtender en PowerBI zoals ontwikkeld door FourPoints. Marco van Dijk: “Met TimeXtender kun je data uit elke gegevensbron met elkaar koppelen, dus het maakt niet uit welke applicatie een domein gebruikt. Je creëert een centrale plek waar je alle data binnenhaalt, bewerkt en gebruikt om relaties te leggen, voordat je de data doorstuurt naar Power BI voor visualisatie. We zagen dat we met deze constructie alle data binnen de organisatie konden stroomlijnen, vandaag en in de toekomst. Daarnaast zagen we voordelen op het gebied van AVG-compliance.”

Voor de migratie koos FourPoints voor een methodiek met basiskampen. Het eerste basiskamp bestond uit het implementeren van TimeXtender en het opzetten van een datawarehouse, een aantal trainingen en het ontwerpen van de eerste dashboards. Het tweede basiskamp was de uitrol van een dataresearch-omgeving. In een tijdspanne van 6 maanden is de hele omgeving stapsgewijs ingericht en overgedragen aan de gemeente. Sanne Leenders, projectleider BI implementatie: “We hebben ons in het begin vooral gericht op het Sociaal Domein en de afdeling HRM. Beide waren al bekend met stuurinformatie en hadden concrete vraagstukken. Bij HRM draaide het vooral om operationele informatie op uitvoeringsniveau, denk aan instroom, uitstroom, verlof en vacaturecapaciteit. Bij het Sociaal Domein lagen er hele concrete strategische vraagstukken over het gevoerde en te voeren beleid.”

Met de inrichting van een omgeving voor dataresearch en stuurinformatie heeft de gemeente Weert grote stappen gezet richting een datagedreven organisatie. Marco van Dijk: “TimeXtender is een geweldige omgeving die je helpt om inzicht te krijgen in wat er daadwerkelijk gebeurt. Waar we vroeger verspreid over de verschillende afdelingen op jaarbasis analyses maakten over kosten en effecten, hebben we nu altijd integraal toegang tot deze informatie. Als we deze stap niet hadden gezet, waren we over een paar jaar met wel 10 medewerkers bezig met het behandelen van informatievraagstukken.”

Wat de gemeente wel ziet is dat datagedreven werken ook om een cultuurverandering vraagt. Marco van Dijk: “Onze gemeente wil graag sturen op effecten. Elke beleidsmedewerker moet doelen SMART formuleren. De voortgang tegenover deze doelen kunnen we vervolgens met TimeXtender en Power BI inzichtelijk maken. Dit proces vraagt veel van medewerkers: je moet de juiste vragen kunnen stellen, aangeven welke cijfers je nodig hebt en vervolgens de juiste conclusies trekken. Ik wil andere gemeenten dan ook als tip meegeven om, naast de investering in een toekomstbestendige datamanagement-omgeving, ook te investeren in het adoptievermogen van de organisatie. Uiteindelijk is datagedreven werken niet alleen iets van ICT, het is een denk- en werkwijze die nodig is om ook in de toekomst een aantrekkelijke gemeente te blijven.”

Gemeente Weert stuurt op effectenmet TimeXtender en Power BI

“Als we niet hadden geïnvesteerd in een toekomstbestendige datamanagementomgeving met TimeXtender, zouden we over enkele jaren wel 10 FTE moeten toewijzen aan het behandelen van informatievraagstukken.”

Informatievoorziening: een belangrijke interne vaardigheid

In 6 maanden van architectuurschets naar overdracht

Over gemeente Weert

Solution Snapshot

“TimeXtender is een geweldige omgeving die je helpt om inzicht te krijgen in wat er daadwerkelijk gebeurt.”

Investeren in cultuurverandering

Benefits

"Uiteindelijk is datagedreven werken niet alleen iets van ICT, het is een denk- en werkwijze die nodig is om ook in de toekomst een aantrekkelijke gemeente te blijven."

FourPoints