Dashboards met stuurinformatie voor Heuvel Marketing
Al tien jaar groeit Heuvel Marketing gestaag. Dashboards om die groei te monitoren lijken jarenlang een nice-to-have, maar dat werd langzaam een must-have. Bij eigenaar Robbert van den Heuvel groeide de behoefte om te sturen op basis van daadwerkelijke gegevens. Daarom moest er een betaalbare oplossing komen. In deze case study lees je daar meer over.
Keuzes maken door inzichten achteraf
Als oprichter en eigenaar van Heuvel Marketing is Robbert verantwoordelijk voor de groei van het bedrijf. De afgelopen tien jaar heeft hij dit succesvol gedaan en zo groeide Heuvel Marketing van eenmanszaak aan de keukentafel tot een volwaardig inbound marketingbureau met kantoor in Nijmegen centrum. Dit deed hij voornamelijk door in te spelen op de meest recente ontwikkelingen op marketinggebied.
Om deze groei te monitoren en managen draaide hij zelf Excelrapportjes in elkaar. Dat kostte hem veel tijd en daarnaast had hij gedurende het jaar weinig overzicht op de actuele situatie, aangezien er binnen Heuvel Marketing veel informatie verzameld wordt vanuit verschillende systemen. “En dus was het als eigenaar de vraag: welke informatie moet je gebruiken? En hoe weet je zeker dat dit juist en volledig is? Ik liep er tegenaan dat ik alleen inzicht achteraf had. En daardoor lieten we kansen liggen, simpelweg omdat ik niet wist hoe het op dat moment ging. Vorig jaar wilde ik eens goed in kaart brengen welk type projecten het meest rendabel waren. Uiteindelijk kwam ik tot een overzicht, maar dat heeft me heel wat uren gekost,” vertelt Robbert.
Zoeken naar een geautomatiseerde oplossing
En dus bleek dat er uren bespaard konden worden? “Dat was een van de eerste bruikbare inzichten,” vertelt Robbert, “maar ik wilde vooral ook sneller gaan beschikken over de juiste stuurinformatie”. En dus vroeg hij zijn collega Florie op zoek te gaan naar een passende oplossing. In eerste instantie werden er (semi-geautomatiseerde) spreadsheets gemaakt die maandelijks handmatig werden aangevuld. Ook werden enkele online BI tools getest. “Na deze acties konden we weliswaar al wat meer inzichten verzamelen, maar we waren niet in staat om alle gegevens aan elkaar te koppelen. En daardoor bleven de gewenste inzichten uit.”
"Fourpoints bleek al snel te begrijpen waar we het over hadden. "
Na de bovengenoemde pogingen kwam Heuvel Marketing uiteindelijk terecht bij FourPoints. “We zochten een bedrijf dat veel ervaring heeft met het maken van dit soort rapportages,” legt Robbert uit, “maar tegelijkertijd ook snapt dat we over een mkb budget beschikken”. FourPoints bleek de ideale partner te zijn voor deze klus. Ondanks dat ze nog geen kennis hadden van de softwarepakketten die bij Heuvel Marketing werden gebruikt, was dat geen probleem. “Het bleek namelijk snel dat ze begrepen waar we het over hadden,” vult Robbert aan.
PowerBI
Voor Heuvel Marketing werd gebruik gemaakt van Azure en PowerBI. De dashboards zijn online beschikbaar en gemakkelijk in gebruik.
Lees meer over ons partnership met Microsoft >Flexibiliteit en een persoonlijke aanpak
En dat begrip over je bedrijf en rapportagewensen bleef ook toen het project gestart was? “Zeker,” vertelt Robbert, “in een aantal belafspraken bespraken we wat precies de rapportage wensen waren. De consultant van FourPoints wist dit goed te vertalen naar de juiste dashboards”. Tussentijds waren er ook nog voldoende momenten om intern te bespreken of de dashboards al voldeden aan de verwachtingen. Robbert vult aan: “De consultant van FourPoints pakte het proces samen met Florie op. Hierdoor konden we tussentijds goed bijsturen. Ook werden voortschrijdende inzichten opgepakt.” Betekent dit dat het project helemaal feilloos verliep? “We zijn tegen een paar kleine dingen aangelopen. En zoals bij elk project geldt: al doende leert men. Maar wat hier zo fijn was, is dat de reactietijd snel was. En daarmee waren de kleine issues zo opgelost,” vertelt Robbert. “Wat me daarnaast opviel, was dat de samenwerking niet alleen qua proces fijn verliep, maar ook qua communicatie. FourPoints is een informele, persoonlijke partij met een hoop kennis in huis. En dat maakt samenwerken ontzettend prettig.”.
Lees meer over FourPointsEen oplossing voor de toekomst
En hoe is de situatie nu? “Ik heb nu een handig dashboard waarop alle informatie te vinden is die ik nodig heb. Dagelijks wordt het dashboard geupdate, en daardoor weet ik precies wat de actuele situatie is,” vertelt Robbert. “Maar niet alleen dat. Iedere medewerker heeft een eigen dashboard waarop de eigen projecten gemonitord worden. De Excelsheets zijn verleden tijd, en dat bespaart tijd!” Over het algemeen heeft Heuvel Marketing nu meer grip op de werkelijke situatie. Hierop kunnen groeidoelstellingen worden aangepast en werken ze efficiënter. “Als digitale organisatie verzamelen we veel data,” vult Robbert aan, “het is ontzettend zonde om die gegevens niet in een dashboard te vangen. Nu maken we goed gebruik van de data die we eigenlijk wel al hadden, maar waar we geen verbanden tussen konden leggen.”
"Nu maken we eindelijk gebruik van de data die we al hadden."
Bij Heuvel Marketing zijn ze dus zeker blij met de resultaten. Iedereen maakt gebruik van relevante, actuele gegevens. “En ook voor de langere termijn kunnen we hier nog prima mee uit de voeten,” vertelt Robbert. “We hebben onze dashboards binnen de afgesproken tijd en kunnen nu zelf verder. Als klein bedrijf is het fijn om er zelf mee verder te kunnen omdat we dan geen grote structurele uitgave meer hebben”.
Over Heuvel Marketing
Heuvel Marketing is een bedrijf dat HubSpot verkoopt. HubSpot is groeisoftware voor marketing, sales en service. En Heuvel Marketing is een top 3 leverancier in Nederland, gevestigd in Nijmegen. Dankzij de nieuwe dashboards hebben ze ook een beter zicht op hun eigen groeiprocessen, wat hen ook weer helpt hun klanten beter te bedienen.
Bezoek de website >