Snel naar:

Beter en sneller bedrijfsbeslissingen maken

Data warehouse automation (DWA) is het proces waarbij alle fases van een data warehouse worden versneld of geautomatiseerd.

 

Kosten besparen met data warehouse automation

 

Dit vindt plaats vanaf de systeemanalyse van bronnen tot het testen en de documentatie. Zo zorg je voor meer productiviteit, betere kwaliteit en kun je kosten van business intelligence verlagen.

In moderne organisaties is business intelligence (BI) onmisbaar. Wanneer het goed is ingericht, helpt het je namelijk sneller betere bedrijfsbeslissingen te maken. Toch zijn de operationele kosten van BI vaak zo hoog, dat het goedkoper is om beslissingen te nemen op basis van gezond verstand en inschattingsvermogen. Zonde! Met behulp van DWA kun je namelijk die operationele BI kosten verlagen en daarmee gefundeerde bedrijfsbeslissingen maken op basis van echte gegevens. Dit zorgt voor een kortere time to market van business analyses. Dat levert je niet alleen geld, maar ook tijd op. Waar je voorheen 80 uur besteedde aan analyses, heb je de informatie die je zoekt nu binnen één uur voor je neus.

Op deze pagina ontdek je alles rondom kosten besparen met data warehouse automation. Je leest over de verschillen met handmatige werkwijzen en we vertellen je over de eerste stappen die je kunt nemen op het gebied van DWA en self-service BI.

Snel en veilig management informatie verkrijgen

Betere bedrijfsbeslissingen maken begint bij het verkrijgen van management informatie.

 

management informatie verkrijgen

Of je nou dashboards bouwt in Excel of andere software, het begint met  de juiste informatie. Hierbij speelt de snelheid waarmee je de gegevens kunt verkrijgen een belangrijke rol, omdat dit je tijdwinst op kan leveren. Maar waar moet je nou op letten bij het verkrijgen van management informatie? Hoe zorg je dat je de juiste informatie onttrekt zonder dat je gegevens mist? Volg daarvoor deze drie stappen:

  • Maak doelen meetbaar: missie, strategie, speerpunten en KPI’s moeten helder verantwoord zijn en gebaseerd worden op gegevens in plaats van onderbuikgevoel.
  • Kies duidelijke definities voor de begrippen die je gebruikt om de doelen te omschrijven. Spreek af hoe lang een periode is (maand, kwartaal of jaar), wanneer iemand een klant wordt en waar je definities terug kan vinden.
  • Plan vooruit wanneer je bepaalde gegevens nodig hebt en bij wie je deze op kan vragen. Zorg ook dat de verantwoordelijke weet wanneer hij de data moet onttrekken voor je, zodat je zeker weet dat je ook de data krijgt wanneer je het nodig hebt.

Let daarnaast op wie er toegang heeft tot de verschillende gegevens en dashboards. Wees kritisch en zorg dat de gegevens veilig opgeslagen zijn. Dit is ook het perfecte moment om nog eens te kijken naar de kwaliteit van de firewall en om te zorgen dat alle systemen vaak genoeg geupdate worden. Zo verkrijg je management informatie op een snelle én veilige manier.

Management dashboards in Excel

Grote kans dat je Excel gebruikt voor berekeningen of het bijhouden van bepaalde cijfers in je organisatie. Het is ten slotte de meest gebruikte spreadsheet software ter wereld.

 

Management dashboard in excel

 

Logisch: je kunt er makkelijk mee starten en bijna iedereen kan ermee overweg. Voor veel bedrijven zijn die Excel sheets een belangrijke bron voor beslissingen. En dat is juist iets om te heroverwegen want:

  • In Excel sheets kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Bijvoorbeeld wanneer complexe berekeningen worden gedaan en iemand anders hiermee doorgaat. Of wanneer de verkeerde versie van het bestand wordt gebruikt.
  • Fouten hebben een grote invloed op de berekeningen. Stel je voor dat er een komma verkeerd staat bij een getal, dan is de uitkomst compleet anders.
  • Excel wordt vaak gebruikt als een bron om beslissingen te onderbouwen. Zitten in de sheets één of meerdere fouten, dan worden de beslissingen dus op basis van verkeerde gegevens genomen. Dat kunnen dure fouten worden!

 

Hoe zorg je dat dit soort fouten voorkomen worden?

  • Kies een standaardontwerp. Je kunt Excel sheets op ontzettend veel manieren opbouwen. Iedereen heeft eigen, handige manieren bedacht om er zo efficiënt mogelijk mee te werken, maar dit maakt het niet duidelijk voor anderen. Zorg daarom voor een standaardontwerp waar iedereen zich aan houdt. Op die manier is het gemakkelijker om samen in spreadsheets te werken of om het werk van een ander even in te kijken.
  • Communiceer dit standaardontwerp en de bijbehorende processen. Alle werknemers die met de sheets werken, moeten snappen hoe het standaardontwerp is opgebouwd. Zorg daarbij altijd voor versiebeheer, een back-up en een check bij het maken van de sheets. Zo kun je fouten in de kiem smoren.
  • Leid medewerkers op. Excel kennis is vaak autodidact geleerd (jaren geleden!) en niet altijd meer up to date en efficiënt. Het kan dus zeker geen kwaad om te investeren in kennis van je medewerkers.

 

Wil je meer weten over het gebruik van management dashboard in Excel en lezen wat er mis kan gaan? Lees hier verder.

 

Bouw een KPI dashboard zonder tussenkomst van IT

Key performance indicatoren (KPI’s) laten zien of je op de goede weg bent om je organisatiedoelstellingen te bereiken. Het is daarom heel handig om die in één overzicht te hebben, zodat je direct weet waar je staat en of je nog bij moet sturen.

 

zelf een KPI dashboard bouwen zonder IT

Daarom bouwen veel organisaties KPI dashboards. Die kun je bouwen op verschillende niveaus, namelijk:

  • Operationeel: Dit dashboard geeft inzichten in wat er op dat moment speelt en gaat over praktische punten zoals het aantal nog niet betaalde facturen.
  • Strategisch: Geeft een overzicht van de prestaties van de organisatie zoals de nettowinstmarge.
  • Analytisch: Deze dashboards hebben filteropties zodat je een overzicht kunt krijgen van verschillende gegevens. Dit helpt je om trends te ontdekken en in te spelen op voorspellingen.

Het bouwen van zo’n KPI dashboard is best wat werk, maar het kan je helpen betere bedrijfsbeslissingen te maken. Bovendien hoef je de berekeningen slechts één keer uit te voeren als het dashboard eenmaal klaar staat. Dat scheelt weer in de kosten!

In principe kun je zo’n dashboard zelf bouwen zonder tussenkomst van IT. Dat doe je als volgt:

  1. Kies het type dashboard: operationeel, strategisch of analytisch.
  2. Bedenk wie het dashboard moet gaan gebruiken. Dit zegt namelijk veel over de visualisatie van zo’n dashboard. Denk aan grafieken, het inzoomen op bepaalde data of het direct gebruiken voor presentaties.
  3. Bepaal hoe vaak de gegevens ververst moeten worden. Afhankelijk van het type dashboard, moet je beslissen hoe vaak de gegevens vernieuwd moeten worden. Dit kan real time, dagelijks, wekelijks of maandelijks.
  4. Zorg dat je direct actie kunt ondernemen na het zien van de KPI’s. Als je KPI’s opstelt, zorg je natuurlijk dat deze SMART worden geformuleerd. Bij het openen van je KPI dashboard kun je dan snel zien hoe je ervoor staat en welke acties je moet ondernemen om de cijfers te verbeteren.
  5. Verzamel de juiste gegevens en groepeer deze logisch. Een echt relevant dashboard krijg je wanneer de KPI’s zijn opgebouwd met de juiste gegevens en ze logisch gegroepeerd zijn. Kies een opbouw die relevant is voor de gebruikers van het dashboard.
  6. Stop niet meer gegevens in je dashboard dan nodig. Als iets verwarrend werkt, zijn het overvolle grafieken of te veel ondersteunende gegevens. Vraag jezelf bij ieder punt af: is dit echt nodig voor het grote geheel? Op die manier bouw je een relevant dashboard op.

Je komt er misschien achter dat het handig is om af en toe hulp in te roepen bij IT omdat zij meer inzicht hebben in handige software en het koppelen van bepaalde gegevens. Zo zorg je dat de kwaliteit van het dashboard zeker goed is. Wil je meer uitleg bij iedere stap? Die vind je hier.

Is jouw Business Intelligence toe aan de volgende stap?

Met behulp van KPI dashboards kun je al betere bedrijfsbeslissingen maken. Ze geven je sneller inzicht in de gegevens waarover je beschikt, maar bieden misschien nog niet alles wat je nodig hebt.

 

Business Intelligence volgende stap

 

Dat kan komen doordat je inmiddels een complexe informatiestructuur binnen je organisatie hebt of omdat de hoeveelheid data alleen maar toeneemt. Dan is het goed om eens te kijken naar de structuur van business intelligence in jouw organisatie. Bekijk eerst of jouw organisatie de volgende punten kan afvinken:

  • Er is een groeiende behoefte aan informatie. Die komt vanuit klanten (ze hebben meer vragen) of werknemers (die specifiekere informatie nodig hebben om hun werk goed uit te voeren).
  • Je maakt gebruik van meer tools en daarmee ook van meer databronnen. Zo heb je bijvoorbeeld tools waarin je marketingactiviteiten meer, het klantenbestand in bijhoudt en voor financiën, logistieke processen en sensoren. Het probleem is dat deze tools vaak niet gekoppeld zijn, waardoor het lastig is om een compleet beeld te vormen.
  • Deze tools zijn afhankelijk van de IT-afdeling. Het is moeilijk om zelf updates door te voeren of wat gegevens uit systemen te halen en het vertalen van deze gegevens voor dagelijks gebruik kost veel tijd.

 

Als je deze punten herkent, is jouw BI waarschijnlijk toe aan de volgende stap. Wat deze stap is? Data warehouse automation en self-service Business Intelligence. Deze nieuwe ontwikkelingen geven jouw meer regie en maken je minder afhankelijk van de IT-afdeling. Daardoor kun je sneller, betere bedrijfsbeslissingen nemen en bespaar je geld met BI. 

Geld besparen met Business Intelligence

Als je iedere business intelligence analyse nog uitvoert met behulp van IT, kost het je waarschijnlijk veel tijd (en geld).

 

geld besparen met data warehouse automaiton

 

Gevolg: je doet er langer over om bedrijfsbeslissingen te maken, waardoor je die sneller maakt zonder tussenkomst van BI. Zonde. Want juist de informatie uit BI kan je veel geld besparen, maar dan moet je wel effectiever en efficiënter werken. Wat ons betreft zijn er grofweg vier manieren waarop je geld kunt besparen met business intelligence.

  1. Laat je organisatieactiviteiten aansluiten op je strategie.
    Door je business intelligence processen goed in te richten, zorg je dat activiteiten beter aansluiten op de strategie. Dankzij real time dashboards kun je op tijd bijsturen wanneer het erop lijkt dat je doelstellingen niet gaat behalen. Daarnaast helpt het je voorspellingen te doen waarmee je verwachtingen kunt bijsturen. Zo weet je dus ook hoe je de strategie volgend jaar kunt bepalen.
  2. Daarop aansluitend: dankzij die inzichten kun je betere beslissingen maken.
    BI zorgt ervoor dat je niet langer keuzes maakt op basis van een half beeld of – erger nog – gevoel, maar je kunt nu gefundeerde beslissingen te maken die het hele verhaal vertellen. Mits je business intelligence processen goed zijn ingericht natuurlijk: dat wil zeggen dat je de juiste data onttrekt en alle tools met elkaar verbonden zijn.
  3. Automatiseer de gegevensverzameling voor je BI activiteiten en doe meer in minder tijd, met minder mensen.
    Klinkt goed, toch? Dankzij data warehouse automation kun je zorgen dat gegevens automatisch onttrokken worden uit systemen, zonder tussenkomst van foutgevoelige Excel sheets.
  4. Ontdek wat niet werkt en voorkom verspilling.
    Als je regelmatig je dashboards bekijkt, kom je er sneller achter waar zich bottlenecks bevinden voor jouw organisatie. Wat is bijvoorbeeld de afhandeltijd van klachten? En hoe efficiënt verlopen logistieke processen? Door hiervan op de hoogte te blijven, kun je sneller ingrijpen en verspilling voorkomen.

Je kunt pas echt geld besparen met BI als de operationele kosten van BI lager worden, wat kan met behulp van data warehouse automation en self-service BI. Daarover lees je hieronder meer.

Starten met Data Warehouse Automation

Er zijn nog maar weinig organisaties waar gegevens alleen op papier worden bijgehouden en gelukkig maar.

starten met data warehouse automation

Door gegevens online te bewaren is de kans op kwijtraken namelijk een stuk kleiner en kun je zorgen dat de verschillende gegevensbronnen met elkaar communiceren. Dit doe je bijvoorbeeld door al die bronnen te koppelen in een data warehouse. Hiermee haal je sneller informatie uit de bronnen, zonder dat je alle systemen afzonderlijk moet belasten. Er zijn verschillende soorten data warehouses: enterprise, operational data store en een data mart. De keuze van het soort warehouse hangt vooral af van de vragen die je ermee wilt gaan beantwoorden.

ELT-proces

Vervolgens breng je gegevens samen en combineer je ze in een datawarehouse. Dat doe je volgens het Extraction, Load & Transformation proces (oftewel: ELT-proces). Zoals de onderdelen van het proces al aangeven, haal je eerst de gegevens uit een of meerdere bronnen, schrijf je ze vervolgens weg in een database en zet je ze daarna om in bruikbare informatie. Klinkt simpel, maar met steeds meer databronnen en complexere analyses, komt data warehouse automation hier als geroepen.

Metadata

Bij data warehouse automation (DWA) gaat het om het automatisch genereren van dat ELT-proces zodat gegevens worden opgehaald en omgezet. Omdat de data uit diverse systemen moet komen, is het slim om met een zo algemeen mogelijke beschrijving van dat ELT-proces te werken. Dan kun je die voor verschillende systemen gebruiken. Het beschrijven zelf gebeurt op basis van metadata en zorgt ervoor dat je (automatisch) verbindingen kunt leggen tussen verschillende bronnen.

Beter en sneller bedrijfsbeslissingen maken

Door DWA één keer goed in te richten, zorg je dat er later minder handmatige werkzaamheden nodig zijn. Ook zorg je dat je sneller gegevens kunt onttrekken uit bronnen waardoor je eerder de analyses hebt voor je beslissingen. Extra voordeel: je IT-afdeling wordt minder belast met dit complexe onderdeel van business intelligence, waardoor je kostbare IT-werkuren kunt besparen. 

Workshop volgen

Wil je DWA met al zijn extra's een keer in de praktijk zien en zelf aan de knoppen zitten, geef je dan hier op voor een workshop.

Data compliance met self-service BI

DWA werkt perfect in combinatie met self-service BI.

 

data compliance met self-service BI

 

Hiervoor las je al over het belang van goede gegevens, hoe je geld bespaart met BI en hoe je start met DWA. Maar wanneer je verschillende bronnen aan elkaar koppelt, is het heel belangrijk dat je voldoet aan de privacy regelgeving. Dan hebben we het niet alleen over de GDPR, maar juist ook andere wetten en regels zoals de Wet op het Financieel toezicht en de nieuwe PSD2-richtlijn.

Bij self-service BI maak je als manager zelf de rapporten en analyses die je nodig hebt om antwoord te geven op vragen.

Je voegt zelf databronnen toe en krijgt precies de informatie die je nodig hebt. Ideaal, maar het is een stuk lastiger om een overzicht te maken wie er tot welke (persoons)gegevens toegang heeft. Gelukkig biedt self-service BI hiervoor zelf uitkomsten:

  • Creëer een tijdlijn van je databronnen. Met de juiste software kun je gemakkelijk een tijdlijn maken van de data levenscyclus waarin alle objecten en hun afhankelijkheden worden bijgehouden. Zo kun je dus precies zien wat er wanneer is toegevoegd en waar gebruik wordt gemaakt van deze gegevens.
  • Zorg voor een metadatamodel. Met behulp van DWA kun je een automatisch metadatamodel genereren. Dit geeft je een overzicht van alle namen en beschrijvingen en je kunt er handmatig nog extra toelichting bij plaatsen. Deze input kun je gebruiken om een register van gegevensverwerkingen op te stellen of bij te werken.
  • Maak afspraken. Als je werkt met (persoons)gegevens, is het belangrijk om afspraken te maken in je organisatie. Bespreek wie er waarvoor verantwoordelijk is en hoe je omgaat met het zelf toevoegen van databronnen. Stel ook een richtlijn op hoe er om wordt gegaan bij het geval van een datalek en leidt hier eventueel werknemers voor op.

Data Warehouse Automation: een totaalplaatje van je organisatie

Moderne organisaties met complexe informatiestructuren of een grote hoeveelheid gegevens kunnen eigenlijk niet meer zonder Data Warehouse Automation.

totaalplaatje organisatie met dwa

Pas op die manier kun je verschillende gegevens aan elkaar knopen zonder dat het je IT-afdeling tachtig uur (of meer!) kost om dit handmatig uit te voeren. Vaak is namelijk de technische randvoorwaarde niet het probleem bij het combineren van data, het gaat om de doelen die de data moet dienen. 

Zorg daarom dat je vooraf al beslist hoe je omgaat met nieuwe datatypes en bronnen, op hoeveel getallen achter de komma cijfers afgerond moeten worden en wat de eisen zijn. Data warehouse automation zorgt voor een kostenbesparing op termijn, maar vraagt wel om een goede inrichting vooraf. Uiteindelijk levert het je een totaalbeeld van je organisatie op en helpt het je om betere en snellere bedrijfsbeslissingen te maken.

eBook: De toekomst van BI

Business Intelligence stelt jou als manager in staat om slimme, gefundeerde beslissingen te nemen. Maar wat biedt de toekomst voor BI en data analytics? Hoe zal de technologie veranderen en van waarde blijven in een wereld waar de behoefte aan informatie met de dag groeit?

In dit eBook lees je hoe je omgaat met de stortvloed aan rapportages, nieuwe wet- en regelgeving, hoe je self-service BI en data governance combineert en ontdek welke oplossingen uitkomst bieden voor jouw huidige en toekomstige uitdagingen.

 

Data_analytics_ebook

Download dit eBook:

Meer weten over onze DWA oplossingen?

Neem gerust contact op en we bespreken jouw eisen en wensen.

CTA DEMO