Veel informatiemanagers halen liever zelf de benodigde inzichten uit hun systemen dan dat ze hiervoor hun IT’ers aan de mouw moeten trekken. Logisch, want je weet zelf precies wat je nodig hebt en iets zelf doen lijkt sneller. Daarom gaan veel bedrijven over op self service BI. In principe een goede stap omdat het je in staat stelt om sneller antwoord te krijgen op je vragen. Mits de self service BI omgeving goed is ingericht. In dit blog lees je meer over de voordelen van self service BI, de bekendste tools en ook over de valkuilen.
Self service BI: waarmee doe je dat eigenlijk?
Self service BI en daarmee een nieuwe software in je organisatie halen, klinkt als een flinke investering. Natuurlijk krijg je te maken met een leercurve van medewerkers en moet je zorgen dat de boel goed ingericht wordt. Maar self service kan ook zeker mogelijkheden bieden op de lange termijn. Zo kunnen meerdere collega’s bij voor hen belangrijke gegevens, en kun je gegevens ontsluiten uit de verschillende systemen die je gebruikt. De drie meest bekende tools voor self service BI op dit moment zijn:
- Power BI
- Qlik Sense
- Tableau
Met behulp van de software kun je in de meeste gevallen gemakkelijk zelf dashboards maken, bijvoorbeeld door het drag & drop principe. Daarnaast krijg je direct een overzicht van gemiddelden en zie je de data gevisualiseerd, waardoor je een overzicht krijgt van de trends in de gegevens. Ook laat Power BI zien waar mogelijke uitschieters vandaan kunnen komen, zodat je bedrijfskeuzes kunt baseren op feiten.
De voordelen van self service BI
Het grootste voordeel van self service BI benoemde ik in de introductie al: je kunt het zelf doen. Dit geeft je controle over de inzichten en analyses die jij nodig hebt. Ook kun je het gebruik van data om keuzes op te baseren verder verspreiden binnen je organisatie. Met behulp van dashboards per rol, kunnen je collega’s bij de informatie die voor hen nodig is. Daarnaast heb je vaak weinig training nodig voordat je aan de slag kan met de gegevens. De voordelen op een rijtje:
- Minder afhankelijkheid van IT omdat je zelf aan de slag kan
- Lagere kosten omdat je een deel van de processen automatiseert
- Meer flexibiliteit
- Gemakkelijker beslissingen maken
Valkuilen
Naast voordelen zijn er -helaas- ook valkuilen wanneer je in je organisatie start met self service analytics en BI. Ik zet hieronder de meest voorkomende op een rijtje:
-
Kans op fouten. Juist doordat de leercurve niet zo stijl is bij het gebruik van self service BI tools, zullen ook je collega’s met minder gevoel voor data proberen hun analyses te draaien. Dit kan goed gaan, maar kan ook zorgen voor fouten. Denk aan het uit het oog verliezen van het grote plaatje of verkeerd gebruik van grafieken. Het blijft vaak aantrekkelijker om te kiezen voor een grafiek die er mooi uit ziet, dan om er een te kiezen die de juiste verbanden weergeeft. Handige tip: zorg dat je collega’s goed instrueert over het type grafieken dat ze kunnen kiezen en geef ze hierover ook voldoende documentatie (een simpele oplossing kan bijvoorbeeld een website zijn met achtergrondinformatie over welke grafiek welke verbanden aangeeft).
-
Problemen met eenduidigheid, datakwaliteit, en -integriteit. In beginsel is het belangrijk dat de analyses die uit de self service BI komen, leiden tot dezelfde antwoorden en conclusies. Daarom is het belangrijk om vooraf goede afspraken te maken over welke data wordt gebruikt en hoe.
Conclusie: ideaal, maar wél met de juiste handvatten
Als je aan de slag gaat met self service BI betekent dit dat je vooraf moet bepalen aan welke eisen je omgeving moet voldoen. Dat betekent goed nadenken over dingen als data governance, gebruik en wie er bij de self service omgeving kan. Daarnaast is het ook belangrijk om je te realiseren hoe veel zelfbediening er eigenlijk plaatsvindt bij de dashboards. Want meer vrijheid betekent ook meer kans op in bovengenoemde valkuilen lopen. Kortom: eerst een framework en werkwijze bedenken, voordat je begint met nieuwe software.
Benieuwd hoe data analytics een verschil kunnen maken voor jouw organisatie? Download dan onderstaand e-book.
