Stel, je zit in een organisatie waar een BI-omgeving al een tijdje naar tevredenheid management-informatie in de vorm van rapporten en dashboards oplevert. Deze rapporten en dashboards leveren managers bruikbare en robuuste informatie, maar naarmate het gebruik toeneemt, leert de praktijk dat deze informatie een trigger vormt voor de vraag naar nog meer informatie. Veelal stijgt die vraag naar additionele informatie vrij snel, waardoor een leverings-backlog bij ICT ontstaat en frustratie de kop opsteekt. Self-service BI helpt daarbij al een aardig stuk, maar hoe kan ICT binnen die opzet toch verantwoordelijkheid blijven dragen voor foutloze, robuuste informatie? Een speeltuin kan hier uitkomst bieden.
In dit artikel uit de themareeks BI & Architectuur gaan we in op het belang van een speeltuin (sandbox) binnen de BI-architectuur voor organisaties waar self-service een belangrijke rol speelt.
Focus op de gebruikerskant
Het realiseren van een vraag naar nieuwe informatie heeft een aantal mogelijke consequenties. Als het data warehouse niet pre-emptive geladen is, moeten regelmatig nieuwe bronnen worden ontsloten en daar gaat vaak veel tijd mee gemoeid. Daarnaast blijkt in de praktijk dat managers hun informatievraag helemaal niet zo goed kunnen formuleren, waardoor al snel bijna prototype-achtige ontwikkeltrajecten ontstaan. Wanneer het interessant wordt om een pre-emptive loading strategie te volgen, is afhankelijk van een groot aantal factoren die we nog een keer in een apart blogartikel of whitepaper zullen behandelen. Voor nu gaan we ons echter even concentreren op de voorkant van de BI-omgeving (de gebruikerskant).
Self-service BI
Het ter beschikking stellen van een self-service BI-tool aan managers is een veel gezochte oplossing dezer dagen, niet in het minst door de sterke technologische vooruitgang die de laatste jaren is gerealiseerd door de BI-tool leveranciers (denk aan Tableau, QlikTech, MicroStrategy). Managers kunnen met hun moderne self-service BI-tool aan de gang met de data, waardoor ze vaak zelf een groot deel van hun rapporten en dashboards kunnen opstellen. Even los van die rapporten waar nieuwe data voor nodig is, natuurlijk. Alhoewel, dit ontsluitingsproces wordt ook efficiënter, omdat managers door het spelen met een self-service BI-tool, de middelen krijgen om beter over hun informatievraag na te kunnen denken en daarmee ook beter hun vraag aan ICT kunnen formuleren.
Verantwoordelijkheden
So far, so good. Maar… hoe gaan we om met de verantwoordelijkheden als we gebruik maken van self-service BI-tools. De managers willen met behulp van de fraaie tool gaan spelen met hun data, zolang die data in beginsel maar consistent is en geborgd wordt door ICT. Daarbij is de BI-afdeling van ICT verantwoordelijk voor een stabiele, betrouwbare productie van consistente, robuuste management-informatie. ICT zal niet snel een speeltuin onder haar borgingsverantwoordelijkheid willen hebben, waar managers naar hartenlust data bewerken of zelfs nieuwe eigen data introduceren. We kunnen deze twee conflictueus ogende strevens combineren door een 'speeltuin (sandbox)' te introduceren in de BI-architectuur (zie afbeelding hieronder).
Door een 'speeltuin' te introduceren, creëren we een afgebakend gebied waar de managers ongestoord hun gang kunnen gaan. Hier staat voor hen relevante data die zij zelf kunnen aanpassen of aanvullen en waarmee zij hun eigen rapportages/dashboards kunnen samenstellen. De informatie in de 'speeltuin' zelf is niet geborgd (data is immers feitelijk onder beheer van de betreffende manager of management-discipline), maar de aanlevering van data aan die speeltuin echter wel. En daar ligt ook het scheidingsvlak van de verantwoordelijkheden.
Geborgde data-aanlevering
De onder ICT-beheer liggende productie-omgeving kent een geborgd productieproces voor:
- het verversen van de data
- het controleren van de datakwaliteit
- het regelen van de stabilisatie van het data warehouse na de verversing
De ICT-organisatie genereert na de verversing en stabilisatie eventuele standaard rapportages en dashboards (zie B33 in afbeelding). Daarnaast stelt de geborgde BI-omgeving centrale en/of discipline-georiënteerde data-marts ter beschikking aan de diverse 'speeltuinen' (zie B32 in afbeelding). Deze aanlevering kan herhaald worden (met dezelfde inhoud) indien de data in de speeltuin onverhoopt onbetrouwbaar is geworden.
Voordelen
De gebruikers van de 'speeltuin' hebben het voordeel van een geborgde, kwalitatief goede en consistente data-aanlevering, waar ze dan zelf verdere ontwikkelingen op kunnen doen en waarop ze eigen rapporten en dashboards kunnen baseren met de sterk in opkomst zijnde self-service BI-tools. De data is op dat moment van hen en zij kunnen die dan ook zelfstandig veranderen en verrijken. Een hernieuwde aanlevering van de oorspronkelijke set blijft echter altijd mogelijk.
Zoals al eerder aangegeven in de whitepaper 'De inrichtingsaspecten van een BI-omgeving' kennen self-service BI-tools een aantal belangrijke eigenschappen. Eén daarvan is de 'sandbox' (zie tekstkader hiernaast).
Ben je hierin geïnteresseerd? Bekijk dan onze gratis whitepaper 'Archetypes: Architectuur voor een BI-omgeving'.
