In het eerste deel van deze mini-serie behandelden we de redenen waarom het zo belangrijk is aandacht te besteden aan de risicofactoren van het gebruik van Excel als management dashboard. Inclusief een aantal casussen waarin het goed is misgegaan. In dit tweede deel behandelen we een aantal andere fouten die een flinke impact hebben gehad en geven we een aantal tips om dit soort fouten te voorkomen.
In deel één hadden we het al over horrorscenario’s door fouten in Excel-sheets bij Oxford University en de Britse veiligheidsdienst. Maar ook bij andere partijen, zoals een drankenfabrikant en een actuariskantoor ging het goed mis bij het berekenen van de jaarwinst en de waarde van het pensioenfonds in een Excelsheet verwerken. Met ontslagen en flinke koersdalingen tot gevolg. Maar daar blijft het niet bij. Ook bij de onderstaande casussen ging er iets fout bij het gebruik van spreadsheets voor complexe organisatorische berekeningen.
Rekenfout in spreadsheet met analyse bezuinigingsgevolgen
Door een rekenfout in een Excel-sheet van het alom gerespecteerde The King’s Fund moest de organisatie het gepubliceerde bezuinigingspercentage van 10,7% terugbrengen naar 8,3%. Een flinke reductie waardoor hun kritiek op de aangekondigde bezuinigingen minder sterk stond en leidde tot een flinke reputatieschade voor dit onderzoeksbureau.
Vermogensbeheerder beboet voor geheimhouding fout in spreadsheet
Een fout in een spreadsheet zorgde voor een verkeerde waardering van de beleggingsverliezen van klanten van een vermogensbeheerder. Het management probeerde deze fout tevergeefs geheim te houden. En daarvoor kregen ze de deksel op hun neus: het leidde tot een boete van 242 miljoen dollar. De gevolgen van deze fout in de spreadsheet: enorme financiële gevolgen én een flinke reputatieschade.
Amerikaanse bank neemt verkeerde risicowaarde op in hun Basel-II model
Een fout van een overbelaste spreadsheet-modelleur van de Amerikaanse JP Morgan Chase bank leidde tot een foutieve risicowaarde (een verschil van 250 miljoen Britse Ponden) in hun Basel II model. Enorme gevolgen dus van een complex spreadsheet-model dat door één persoon opgesteld wordt.
Beleggingsfonds laat minteken weg bij weergave vermogen
Ook een minteken weglaten in een Excel-sheet kan enorme gevolgen hebben. Zoals een Amerikaans beleggingsfonds heeft ervaren toen zij erachter kwam dat het vermogen op de balans geen vermogen bleek te zijn. Hierdoor moesten zij aan de aandeelhouders uitleggen dat zij niet tot uitkering konden overgaan.
Amerikaanse centrale bank maakt spreadsheetfout bij berekening doorlopend krediet
Een opmerkzame lezer ontdekte een rekenfout van 4 miljard dollar in de spreadsheet bij het nieuwsbericht van de Amerikaanse centrale bank over de totale omvang van het doorlopend krediet van Amerikaanse consumenten. Hoewel dit een fractie van de schuldenberg van de Amerikaanse consumenten is, bracht het wel aan het licht dat bij zo’n belangrijke organisatie enorme fouten in spreadsheets gemaakt kunnen worden én dat die ook nog onopgemerkt blijven. Een flinke deuk in het vertrouwen in de financiële controlepraktijken van de centrale bank.
Hoe kun je dit soort fouten voorkomen?
Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen, daarom geven we een aantal tips voor hoe je deze fouten kunt voorkomen:
- Gebruik een standaard ontwerp. Er zijn zo ontzettend veel manieren waarop je een spreadsheet kunt opbouwen. Bijna iedereen heeft met spreadsheet-programma’s leren werken en heeft zo zijn eigen manieren om een spreadsheet in te richten en berekeningen te maken. Hierdoor is het vaak voor anderen niet duidelijk wat waarmee bedoeld wordt en hoe een bepaalde berekening uitgevoerd is. Wanneer iedereen in je organisatie dezelfde aanpak voor het opbouwen van een spreadsheet gebruikt, wordt het veel makkelijker om samen te werken aan hetzelfde spreadsheet en om elkaars werk te reviewen.
- Zorg voor duidelijke processen. Wanneer je met standaarden werkt voor het ontwerpen van spreadsheets, ben je al een heel eind. Maar wanneer je ook zorgt voor processen die voor iedereen duidelijk zijn, maak je helemaal meters. Denk bijvoorbeeld aan de volgende aspecten:
- Zorg voor versiebeheer. Verwarring en erger het maken van fouten ontstaan wanneer meerdere versies van een spreadsheet opgeslagen worden. Zorg voor duidelijk versiebeheer met bijbehorende instructies voor de bestandsnamen.
- Zorg voor een back-up. Bij herstelwerkzaamheden ontstaan grote problemen wanneer geen back-up gemaakt is van de spreadsheet, of wanneer alleen de verkeerde versie van de spreadsheet terug te vinden is. Zorg dat de spreadsheets regelmatig op een veilige plek opgeslagen worden.
- Review. Ook wanneer je veel zorg hebt besteed aan het ontwerp van de spreadsheet, kunnen er fouten ontstaan. Net even een nul te weinig, de punt op de verkeerde plek, of een verkeerde formule gekopieerd in het veld en je werkt met de verkeerde waarden en berekeningen. Om die fouten te kunnen ontdekken, is het goed om te zorgen voor een goed review-proces waarbij je de spreadsheet checkt met gezond verstand (is dit commercieel gezien logisch?) en of de cijfers overeen komen met wat je verwacht had. Het maken van grafieken op basis van de cijfers geeft ook een snel inzicht in uitschieters door fouten.
- Werk samen. Met een collega samenwerken aan het opbouwen en reviewen van een spreadsheet kan ervoor zorgen dat je fouten voorkomt. (4 ogen privipe)
- Overleg regelmatig. Vaak ontstaan problemen wanneer degene die de spreadsheet opbouwt en beheert, iets oplevert wat ver afstaat van de informatiebehoefte van degenen die op basis van de informatie beslissingen moeten nemen. Plan daarom regelmatig overleg in tussen de spreadsheet-bouwer en de manager die het gebruikt.
- Zorg voor voldoende kennis. De meeste mensen hebben zichzelf de basis van Excel aangeleerd en daarmee komen ze een heel eind. Maar het kan geen kwaad om te investeren in kennis op bijvoorbeeld het gebied van bedrijfsvoering en boekhouding (KPI’s opstellen, cijfers kunnen interpreteren), ontwerpvaardigheden (hoe neem je de KPI’s op in je spreadsheet en hoe meet je de voortgang) en het up-to-date houden van je spreadsheet.
Een goed management dashboard: hoe kan het ook?
Zoals uit de casussen blijkt, is een fout in een spreadsheet snel gemaakt én kunnen de gevolgen ervan enorm zijn. Daarom is het goed om met elkaar afspraken te maken over het ontwerpen en inrichten van de Excel-sheets en voor het gebruik ervan. Daarnaast is het investeren in kennis over het gebruik van Excel als management dashboard geen weggegooid geld. Indien Excel niet noodzakelijk is voor het maken van management dashboards is het opzetten van een self-service business intelligence omgeving een goede optie. Hiermee verzamel je op een gestandaardiseerde manier alle relevante gegevens voor je managementinformatie op basis waarvan je beslissingen kunt nemen voor de organisatie.
Wil je weten hoe je zo’n self-service business intelligence kunt inrichten en je zorgvuldig gebruik kunt maken van de gegevens in je organisatie om tot betrouwbare managementinformatie te komen? Download dan hieronder het e-book met daarin praktische handvatten voor Business Intelligence en data analytics.
